Nieodwołana wizyta to strata podwójna. Tracisz czas, który mogła zająć inna osoba, i tracisz przychód z tego konkretnego slotu w kalendarzu. Dla jednoosobowej działalności, gdzie każdy wolny termin ma swoją cenę, to często największa, a jednocześnie najbardziej niedoceniana strata w miesiącu.
Dlaczego klienci nie przychodzą
W zdecydowanej większości przypadków nieobecność na wizycie nie wynika ze złej woli, tylko ze zwykłego zapomnienia. Klient umówił się dwa tygodnie wcześniej, w międzyczasie skupił się na dziesiątkach innych spraw, i termin po prostu wypadł mu z głowy. To jest problem, który rozwiązuje się nie karami umownymi, tylko prostym przypomnieniem w odpowiednim momencie.
Dlaczego SMS, a nie e-mail
E-maile są łatwe do zignorowania, zwłaszcza jeśli klient nie sprawdza skrzynki codziennie. SMS ma znacznie wyższą szansę na to, że zostanie faktycznie przeczytany w ciągu kilku minut od otrzymania, bo powiadomienie pojawia się bezpośrednio na ekranie telefonu, niezależnie od tego, z jakiej aplikacji pocztowej klient korzysta. To dlatego branże z dużą wrażliwością na nieobecności, jak medycyna czy stomatologia, od dawna stawiają na SMS jako podstawowy kanał przypomnień.
Kiedy wysłać przypomnienie
Zbyt wczesne przypomnienie, na przykład tydzień przed wizytą, ma niewielką wartość, bo klient i tak zdąży o nim zapomnieć. Zbyt późne, na godzinę przed, nie zostawia czasu na odwołanie i umówienie kogoś innego na zwolniony termin. Sprawdzonym kompromisem jest przypomnienie mniej więcej 24 godziny przed wizytą, wystarczająco blisko, żeby było świeże w pamięci, i wystarczająco wcześnie, żeby dało się jeszcze zareagować.
Jak to ustawić bez ręcznej pracy
Ręczne wysyłanie SMS-ów do każdego klienta dzień przed wizytą jest możliwe, ale przy kilkunastu wizytach tygodniowo szybko zamienia się w dodatkowy, powtarzalny obowiązek administracyjny. System rezerwacji, który automatycznie wysyła potwierdzenie od razu po zapisaniu się klienta i przypomnienie 24 godziny przed terminem, zdejmuje ten obowiązek całkowicie, bez dodatkowego kliknięcia z Twojej strony.
To jedna z tych funkcji, które nie widać na co dzień, dopóki nie porówna się miesiąca z przypomnieniami z miesiącem bez nich.